Mit Tech4Germany Dienstleistungen gestalten, die besser für alle funktionieren.
Tech4Germany ist ein 12-wöchiges Fellowship, bei dem Digital-Talente aus den Bereichen Tech, Product und Design und digitale Vorreiter:innen aus Bundesministerien und -behörden an konkreten Herausforderungen der Verwaltung arbeiten. In diesem Artikel beschreibe ich meine Erfahrungen aus dem Fellowship-Programm im Sommer 2020. Die konkreten Projektergebnisse beschreibe ich im Artikel: Der Zugang zu Rechtsinformationen darf in 2020 nicht auf dem Stand der 90er bleiben!
Was ist Tech4Germany?
Das Fellowship-Programm Tech4Germany bringt seit 2018 jährlich Digital-Talente aus den Bereichen Tech, Product und Design mit digitalen Vorreiter:innen der Bundesministerien und -behörden zusammen. Gemeinsam entwickeln sie innerhalb von 12 Wochen prototypisch nutzer:innenzentrierte Softwareprodukte für konkrete Herausforderungen der Verwaltung.
Seit 2020 wird es vom Work4Germany Fellowship ergänzt. Für 6 Monate begleiten Transformations-Talente mit agilen Methoden und modernen Arbeitsweisen Projekte, die auf eine Veränderung des Arbeitens in der Bundesverwaltung abzielen.
Der frisch geformte DigitalService4Germany hat im Gegenzug zu den beiden Fellowships ein festes Team. Diese digitale Serviceeinheit entwickelt nutzer:innenzentrierte Softwareprodukte für den Staat, die besser für alle funktionieren.
Alle drei Initiativen gehören zur DigitalService4Germany GmbH, die zu 100% in Bundeseigentum ist. Dadurch arbeiten sie nicht für Profit, sondern für die Sache. Organisatorisch ist sie dem Bundeskanzleramt zugeordnet und steht unter der Schirmherrschaft des Chefs des Bundeskanzleramtes Prof. Dr. Helge Braun.
Ich kann mich entweder weiter über die steinzeitliche Verwaltung aufregen oder einfach mal selbst anpacken. Das Fellowship ist ein super Einstieg in den öffentlichen Sektor.
Wieso ein Fellowship im öffentlichen Sektor?
Nachdem ich vier Jahre bei dem Service Design Studio Fuxblau für verschiedenste Kunden gearbeitet habe, wurde mir klar, dass ich meine Zeit und Expertise benutzen möchte, um für alle zu gestalten und nicht nur für eine zahlende Zielgruppe. Ich hatte mit Spannung die Entstehung von Tech4Germany beobachtet, und nach meiner zweiten Bewerbung konnte ich endlich einen tieferen Einblick in die Verwaltung bekommen.
Um am Fellowship teilzunehmen, bewerben sich digitale Vorreiter:innen aus Bundesministerien und -behörden, sogenannte Digitallots:innen, mit ihrem Projekt. Von den 67 Projektbewerbungen wurden von einer externen Jury acht Projekte ausgewählt. Von den 233 Bewerbungen der Digital-Talente aus den Bereichen Tech, Product und Design wurden 32 Personen ausgewählt. Diese sogenannten Fellows wurden in interdisziplinäre Viererteams aufgeteilt. Viele der Fellows hatten bereits Berufserfahrung, manche waren noch in der Ausbildung/Studium und für einige war es die Chance für einen Berufswechsel. Glücklicherweise wurde ich vom TechGermany-Team meinem präferiertem Projekt zugeteilt: Das Rechtsinformationsportal. Über die nächsten 12 Wochen durfte ich mit drei weiteren Fellows und vier Digitallots:innen den Zugang zu Rechtsinformationen verbessern.
Kick-Off: Meine Fellows, Digitallots:innen, Programm und Räumlichkeiten kennenlernen
Zu Beginn des Fellowships gab es eine Programmübersicht, eine Einführung in unseren Co-Working Space Maschinenraum in Berlin Mitte, intensive Ice-Breaker-Formate sowie einen Austausch mit Alumni aus dem letzten Jahr. Über die nächsten zwei Tage lernten wir unsere Digitallots:innen aus dem Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz im Umspannwerk in Kreuzberg kennen. Es gab eine Mischung aus Vorträgen, Mini-Workshops und leckerem Mittagessen. Die Kick-Off Woche half uns, ein gemeinsames Verständnis zwischen den Digitallots:innen und uns Fellows aus der Digitalszene zu schaffen. Damit sich alle verstehen, brauchte es manchmal eine Übersetzung der verschiedene Arbeitswelten und Begrifflichkeiten.
Highlight war das agile Spiel Ball-Punkt-Fabrik. Ziel ist, dass innerhalb von 2 Minuten alle Teammitglieder so viele Bälle wie möglich einmal berühren. Die Bälle müssen bei der Übergabe jedoch in der Luft sein. Heruntergefallen Bälle werden disqualifiziert. Nach jeder der insgesamt 5 Runden hatten wir jeweils 60 Sekunden Zeit, um unsere Strategie anzupassen. Unsere Digitallotsin Beatrix Lindner erwähnte rückblickend, dass ihr ab dieser Stelle klar wurde, was agiles Arbeiten bedeuten könnte. Letztendlich geht es darum, sich schnell und iterativ an Veränderungen anzupassen. Zwischendurch hatten unsere Digitallots:innen dann auch endlich die Chance die Herausforderung zu erklären. Ende der Woche gab es weitere Kennenlernformate und Vorträge aus dem öffentlichem Sektor. Unglaublich, aber wahr: Auch Verwaltungsmitarbeiter:innen wollen Neues lernen und dabei Spaß haben :)
Die Rolle der Digitallots:innen
Die primäre Rolle der Digitallots:innen während des Projektes war es, uns in unserer Arbeit zu unterstützen, indem sie zum Beispiel inhaltliche Fragen klären, Kontakte herstellen und Dokumente bzw. Daten zur Verfügung stellen. Gleichzeitig lernten sie unsere Arbeitsweise kennen, während sie uns zum Beispiel bei Interviews mit Nutzer:innen unterstützten. Im Idealfall würden sie im Anschluss das Projekt in ähnlicher Art und Weise weiterführen.
Digitallots:innen mitnehmen
Henrike Arlt ist Innovationsagentin und Beraterin im Inhouse Consulting der Bundesagentur für Arbeit. Sie hat uns in der Kick-Off-Woche drei wertvolle Tipps mit auf den Weg gegeben, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass unser Prototyp anschließend von den Digitallots:innen weiterentwickelt werden kann.
- Ein minimal verwendbares Produkt (MVP) am Ende des Projekts, damit die Verwaltung auch damit etwas anfangen kann: inkrementell, begreifbar, anfassbar, spürbar …
- Eine klare Vision, um den neuen Zielzustand zugänglich zu machen und alle Beteiligten hinter einer gemeinsamen Vision zu vereinen.
- Ein langfristiger Plan, um vom MVP zur Vision zu gelangen. Dieser Plan sollte von den Verwaltungsmitarbeiter:innen vor Ort erarbeitet werden. Als Fellows nehmen wir dabei eine begleitende Rolle ein.
Die Zusammenarbeit mit unseren Digitallots:innen Beatrix, Sabine, Alex und Kai
Dank unseres, und insbesondere Conrads (Product Fellow) charmanten Auftretens, haben sich die Digitallots:innen recht schnell auf uns eingelassen und uns geduzt. Spätestens nach der Zwischenpräsentation und dem gemeinsamen Bier und a Brezn im Augustiner am Gendarmenmarkt, waren wir auf einem anderem Vertrauenslevel. Unsere Digitallots:innen hatten ihre Dokumente vorbildlich vorbereitet und Fragen schnell und sorgfältig bearbeitet. Herausfordernd waren zwischendurch lediglich die Abstimmungsschleifen für die Präsentationen. Als Außenstehende hätten wir Dinge manchmal vielleicht noch direkter ansprechen können. Unser Trick: Zitate aus den Interviews. Wer will schließlich echten Nutzer:innen schon den Mund verbieten?
Der größte Mehrwert des Fellowships für die Verwaltung ist es, ihnen Mut zu geben, Neues zu wagen. Die Zusammenarbeit mit den Digitallots:innen und die Prototypen sind lediglich die Vehikel dafür.
Die Zusammenarbeit mit meinen Fellows Conrad, Greta und Niko
Die Zusammenarbeit war fast schon langweilig harmonisch. Was besonders funktioniert hat, war der Wechsel zwischen Team- und Einzelarbeit. Alleine komme ich zwar schnell voran, aber manchmal brauche ich auch die Expertise der anderen. Uns dabei nicht in langen Diskussionen zu verlieren, fiel mir bisher nicht immer leicht. Zwischendurch auch einfach mal ohne Druck und Agenda zu quatschen, hat natürlich trotzdem noch seinen Wert.
Nach einer 3-wöchigen Explorationsphase hatten wir ein gutes Verständnis der Rahmenbedingungen erreicht und die größten Hebel identifiziert. Somit konnten wir uns die restlichen 9 Wochen vollkommen auf die Umsetzung konzentrieren. Gegen Ende haben Conrad (Product Fellow) und ich uns primär um den Clickdummy und das User Testing gekümmert. Greta und Niko (Engineering Fellows) fokussierten sich derweil auf die öffentliche Datenschnittstelle und die erste funktionierende Version des Portals. Dank dieser Aufteilung konnten wir unsere Fähigkeiten optimal nutzen. Unsere Herausforderung und die konkreten Projektergbenisse beschreibe ich im Detail im Artikel: Der Zugang zu Rechtsinformationen darf in 2020 nicht auf dem Stand der 90er bleiben!
Notion als zentrales Dashboard für unsere Teamarbeit
Als Fellows haben wir alle Interviews, Notizen, Aufgaben und die wöchentlichen Projektupdates in Notion erarbeitet. Notion funktioniert im Grunde wie eine große endlose Seite, in der weitere Unterseiten angelegt und modular befüllt werden. Es gibt die klassischen Elemente wie Überschriften, Listen, To-Do-Kästchen, aber auch Datenbanken, die sehr nutzer:innenfreundlich als Liste, Gallerie, Kanban-Board, Timeline oder Tabelle angezeigt werden können. Das hatte den Vorteil, dass wir bis auf die Präsentationen alle Informationen an einem Ort hatten und die Seitenoberfläche an unsere Bedürfnisse anpassen konnten. Der große Nachteil: Notion ist eine US-amerikanische Firma und darf daher nicht in der klassichen Verwaltung wie dem BMJV benutzt werden.
Storytelling — unsere Arbeit verständlich machen
Abgesehen vom Clickdummy war mein größter Beitrag wohl das Storytelling. Mir wurde der Wert meiner Visualisierungen nochmal bewusst, seien es die Icons auf den Post-its, die grafische Dokumentation von Besprechungen am Whiteboard oder die Illustrationen in den Präsentationen. Diese erleichtern die Denk- und Kommunikationsprozesse enorm. Um Entscheider:innen zu überzeugen, kommt es letztendlich nämlich nicht auf den Blauton, den Button oder den Code an, sondern auf die Geschichte, die erzählt wird. Wie diese Transferleistung im Detail funktionieren kann, wird in diesem Artikel von Maggie Appleton genauer beschrieben.
Meine Design-Mentorin Rachel
Zum Start des Fellowships wurde allen Fellows ein:e Mentor:in zur Seite gestellt. Ich hatte die Ehre, mich alle zwei Wochen mit Rachel Ilan Simpson, Design Lead bei Google in London, auszutauschen. Bei unseren Gesprächen ging es weniger um spezifisches visuelles Design-Feedback, sondern vielmehr um Fragen wie: Wie könnten wir unsere Ergebnisse aufbereiten? Wie priorisiere ich Funktionalitäten? Wie können wir unter Designer:innen eine konstruktive Diskussionskultur etablieren? Wie gehe ich mit Meinungsverschiedenheiten um? Wie können wir diversere Teams aufbauen und auch langfristig halten? Wie möchte und kann ich mich als Designer weiterentwickeln?
Mein kitschiges Fazit: Ich nehme weniger Antworten, sondern viele anregende Gedanken und Fragen mit.
Austauschformate während des Fellowships
Roundtables — Disziplin spezifischer Austausch
Die einstündigen Sessions waren eine inspirierende Mischung aus Erfahrungsaustausch, Einholen von Feedback auf konkrete Herausforderungen und Tutorials. Als Designer habe ich auch regelmäßig an den anderen Roundtables teilgenommen. Vor allem der Austausch mit den Product Fellows hat mir geholfen zu verstehen, wie Conrad (Product Fellow) und ich uns gegenseitig besser ergänzen bzw. Zuständigkeiten klarer definieren können.
Wöchentliche Austauschformate ermöglichten es, uns auch projektunabhängig auszutauschen und voneinander zu lernen.
Lunch-Matchmaking — entspanntes Kennenlernen
Leider habe ich vom Mittagessen keine Fotos für euch.
Der Engineering Fellow Benjamin entwickelte ein Skript, um zufällig zwei Fellows zum Mittagessen zu matchen. Benjamin bzw. das Skript hat sogar darauf geachtet, dass die Fellows idealerweise:
- nicht im gleichen Team sind
- noch kein gemeinsames Mittagessen hatten
- nicht zusammen wohnen
- nicht den:die selbe:n Mentor:in haben
- beim Offsite kein Zimmer geteilt haben
Demo-Lunch — Feedback von 32 Fellows
Freitags haben jeweils 4 Teams ihren aktuellen Stand präsentiert. Es stellte sich schnell heraus, dass es eine super Möglichkeit war, schnell und viel konstruktives Feedback einzuholen. Einige haben zum Beispiel ihre Prototypen von 32 Fellows gleichzeitig auf Fehler testen lassen, quantitative Umfragen durchgeführt oder Input zu einer Präsentation gesammelt.
Covid-19 und das Fellowship
Im Hochsommer waren die Fenster so gut wie immer geöffnet und alle haben, bis auf draußen und am Arbeitsplatz, Masken getragen und reichlich Desinfektionsmittel benutzt. Als gegen Endes des Fellowships die positiven Fälle in Berlin stiegen und es kühler wurde, haben wir uns in zwei Gruppen aufgeteilt und abwechselnd im Büro und von Zuhause gearbeitet. Die Abschlussveranstaltung musste schließlich ohne Live-Publikum online übertragen werden. Wir hatten Glück, dass sich bis zum Ende keine Person angesteckt hat.
Offsite in Brandenburg
Wegen Covid-19 wurde unsere Exkursion von Paris in ein Ferienhaus nach Brandenburg verschoben. Rückblickend war es gar nicht so schlecht, weil wir viel Zeit hatten, uns alle in gemütlicher Atmosphäre kennenzulernen und zu reflektieren. Während der drei Tage gab es auch spannenden Input von Innovationsteams aus alles Welt: Government Digital Services aus Großbritannien, US Digital Service aus USA, Beta.Gouv aus Frankreich, Public Digital Innovation Space aus Taiwan und GovTech aus Singapore. Und zwischendurch haben wir natürlich jede Menge Tischtennis gespielt.
Zum Abschluss gab es noch eine letzte große Teamaktivität: Mit 6 Plastiktonnen, 12 Holzleisten und einem Dutzend Seilen unser eigenes Boot bauen, um anschließend bei Minispielen gegeneinander anzutreten. #Prototyping #AgilesArbeiten #DoingNotTalking
Ich habe den Eindruck, dass wir dank dieses Ausflugs mega zusammengewachsen sind und die notwendige Energie für den Endspurt getankt haben.
Pitch Training & Demo-Day
Wegen Covid-19 waren wir gezwungen, die Abschlussveranstaltung ohne Live-Publikum zu bestreiten. Um mich ein klein wenig aus meiner Komfortzone herauszubewegen, stellte ich unser Projekt gemeinsam mit unserer Digitallotsin Sabine vor. Der Pitch Doctor berät normalerweise Start-ups und half uns hier, die Verständlichkeit und Dramaturgie der Präsentation zu verbessern. Bei der Abschlusspräsentation war ich natürlich mega nervös, doch am Ende war es wieder nur halb so schlimm.
Neugierig auf die Projektergebnisse?
Unsere Herausforderung und die konkreten Projektergebnisse beschreibe ich im Detail im Artikel: Der Zugang zu Rechtsinformationen darf in 2020 nicht auf dem Stand der 90er bleiben!
Falls Du ausprobieren möchtest, wie es ist, für die und mit der Verwaltung zu arbeiten, ist das Tech4Germany Fellowship-Programm aktuell wohl die beste Option.
Fellows & Digitallots:innen für 2021 gesucht
Auch für das aktuelle Jahr werden wieder Digital-Talente aus den Bereichen Tech, Product und Design und digitale Vorreiter:innen aus Bundesministerien und -behörden gesucht. Gemeinsam entwickeln sie innerhalb von 12 Wochen prototypisch nutzer:innenzentrierte Softwareprodukte für konkrete Herausforderungen der Verwaltung.
